ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству

Бюджетное учреждение Чувашской Республике «Козловский комплексный центр социального обслуживания населения» Министерства труда и социальной защиты Чувашской Республике

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

БУ «Козловский КЦСОН» Минтруда Чувашии

г. Козловка

2019 год

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в организации (название организации) Козловского района Чувашской Республики (далее – Инструкция по делопроизводству) разработана на основании:

- Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526;

- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;

- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;

- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

- Закона Чувашской Республики от 30.03.2006 № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике»;

- Закона Чувашской Республики от 14.07.1997 № 12 «О государственных символах Чувашской Республики»;

- Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 19.07.2005 № 182 «О порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики».

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в организации (название организации) Козловского района Чувашской Республики (далее – в организации), совершенствования и повышения эффективности делопроизводства.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Система электронного документооборота, применяемая в организации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

1.4. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Методическое руководство по организации, ведению и совершенствованию делопроизводства на основе единой политики, использованию современных информационных технологий в работе с документами, непосредственную организацию, ведение и совершенствование делопроизводства и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в организации.

1.6. Должностные обязанности специалиста ответственного за ведение делопроизводства в организации устанавливаются должностными инструкциями.

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения должность руководителя (название организации) Козловского района Чувашской Республики (далее - руководителя).

1.8. Специалисты в организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы другому работнику по указанию Главы.

При смене работника, ответственного за ведение делопроизводства, составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. При утрате документов работник, ответственный за ведение делопроизводства, информирует руководителю, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.11. Изменения, вносимые в Инструкцию, осуществляются распоряжением Должность руководителя после согласования с МАУК «Централизованная система библиотечного и архивного дела» Козловский районный архив.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в организации;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот организации;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронном виде;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Чувашской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации;

дело-совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности организации;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Бланки документов

3.1.1. В соответствии с приказом директора от 16.07.2013 № 66 «Об упорядочении бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» в «««название организации» используется бланк письма (Приложение № 1).

3.1.2. Учет бланков исходящих писем ведется с помощью нумератора старшим инспектором по контролю за исполнением поручений.

3.1.3. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка, а также в журнале регистрации отправляемых документов.

3.1.4. В «««название организации»применяются также бланки других видов документов:

бланк приказа (Приложение № 2);

бланк распоряжения (Приложение № 3);

бланк протокола (Приложение № 4).

3.1.5. Бланки документов «««название организации»разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля (Приложение № 1, Приложение № 2).

При подготовке документов в «««название организации»используются электронные шаблоны бланков документов.

3.1.6. Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

3.1.7. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

20 мм - левое

10 мм - правое

20 мм - верхнее

20 мм - нижнее

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Документы печатаются с использованием шрифта TimesNewRoman, размером № 13 или 14, также допускается печать документов с использованием шрифтов Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

3.1.8. При создании документа на двух и долее страницах вторую и последующую страницу нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.1.9. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

3.1.10. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.1.11. Нормативными правовыми актами «««название организации»может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.1.12. Нормативные правовые акты ««название организации», а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение № 14).

3.2. Оформление реквизитов документов

В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов.

3.2.1. Реквизит «Государственный герб Российской Федерации».

На бланках писем ««название организации»Государственный герб Российской Федерации помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.2.2. Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации - ««название организации»(полное и сокращенное), помещаемое на документах, должно соответствовать наименованию, установленному уставом «название организации».

Наименование Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) указывается перед наименованием ««название организации»:

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР СТРАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И ИСПЫТАНИЙ В ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ»

(««название организации»)

3.2.3. Реквизит «Справочные данные об организации».

Справочные данные о «««название организации»указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес «««название организации»(дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, сведения об ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

3.2.4. Реквизит «Наименование вида документа».

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).

3.2.5. Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или старшим инспектором по контролю за исполнением поручений, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют двумя способами: арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 05.06.2018.

либо словесно-цифровым:

Например: 5 июня 2018 г.

3.2.6. Реквизит «Регистрационный номер документа».

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в ««название организации», присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

Например: 38/02

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

3.2.7. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

3.2.8. Реквизит «Место составления (издания) документа».

Место составления или издания документа (г. Чебоксары) указывается во всех документах ««название организации», кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

3.2.9. Реквизит «Гриф ограничения доступа».

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.10. Реквизит «Адресат».

Документы адресуют должностным лицам, структурным подразделениям, организациям, гражданам.

Все строки реквизита центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

При адресовании документа в организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Федеральное агентство

по техническому регулированию

и метрологии

Отдел государственной метрологической службы

или:

Федеральное агентство

по техническому регулированию

и метрологии

Отдел государственной метрологической службы

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

Руководителю

Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

Абрамову А.В.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном (Приложение № 7) .

Например:

Федеральное агентство по

техническому регулированию

и метрологии

Начальнику отдела государственной метрологической службы

Богатовой О.С.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Например:

Г-же Николаевой К.И.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Министерство здравоохранения

и социального развития

Чувашской Республики

Президентский бульвар, д. 17,

Чебоксары, 428000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Сидорову И.М.

Кировская ул., д. 15, кв. 400,

г. Солнечный, Московский р-н,

Ивановская обл., 329000

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается, а указывается электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не пишется. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

3.2.11. Реквизит «Гриф утверждения».

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа без кавычек прописными буквами. Слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы, фамилия, дата располагаются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

««название организации»

_______________С.П. Абрамов

15.02.2018

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

«название организации»

от 02.02.2018 № 3

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

««название организации»

(протокол от 02.02.2018 № 3)

3.2.12. Реквизит «Заголовок к тексту».

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

- письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

3.2.13. Реквизит «Текст документа».

Документы составляются на русском языке, как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации. При составлении документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля.

При подготовке документов используется шрифт TimesNewRoman размером N 13, 14. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание текста.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Например: 1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1.Пункт.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов заканчивается точкой. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить...», «представляем на рассмотрение...»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает...», «общество считает возможным...»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым...», «предлагаю рассмотреть...»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Например: Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Прохоров!

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

3.2.14. Реквизит «Отметка о наличии приложений».

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименования, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются:

Приложение: 1. Заключение на проект… на 4 л. в 3 экз.

Справка о доработке… на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:

Приложение: брошюра… в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росстандарта от 03.08.2011 № ВБ-101-6/17 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. только в первый адрес.

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то его оформляют следующим образом:

Приложение: СD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, то оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение № 2

к приказу директора

«««название организации»

от 25.02.2018 № 35

или

Приложение № 2

к приказу директора

«««название организации»

от 25.02.2018 № 35

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

«««название организации»

от 25.02.2018 № 35

3.2.15. Реквизит «Гриф согласования».

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра юстиции

Чувашской Республики

Подпись В.Н.Капитонов

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минпромторга России

от 14.02.2018 № 03-16/251

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

3.2.16. Реквизит «Виза».

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) визирующего документ и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например:

Начальник отдела по метрологии

Подпись О.Р. Иванов

23.02.2018

Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в «««название организации»в левом нижнем углу ближе к концу поля.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Например:

Замечания прилагаются.

Начальник испытательного центра

Подпись Т.А. Олигер

15.02.2018

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

3.2.17. Реквизит «Подпись».

Документы, создаваемые в ««название организации», подписываются директором ««название организации». По поручению директора «««название организации»отдельные документы, создаваемые в ««название организации», подписываются уполномоченным должностным лицом.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

Например:

Директор подпись С.П. Абрамов

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В документе указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего директора (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Главный бухгалтер подпись Е.В. Лезина

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Например:

Директор подпись С.П. Абрамов

Главный бухгалтер подпись Е.В. Лезина

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне.

Например:

Директор ««название организации» Директор ФБУ «Нижегородский ЦСМ»

Личная подпись С.П. Абрамов Личная подпись Ф.В.Балашов

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии Подпись С.П.Абрамов

Члены комиссии Подпись О.Р. Иванов

Подпись Е.В. Лезина

Подпись В.В. Попова

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение герба «««название организации»в соответствии с действующим законодательством.

Например:

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

«««название организации»

Кому выдан: Лезина Елена Вячеславовна

Кем выдан: АО «СКБ» «Контур»

Сертификат 1а111ааа000000000011

Действителен с 01.02.2015 по 01.02.2020

Главный бухгалтер Е.В. Лезина

3.2.18. Реквизит «Печать».

«««название организации»имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы установленного образца.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой «МП» («Место печати»).

3.2.19. Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона и печатается шрифтом размером N 10.

Например:

Смяткина Наталия Валентиновна,

(8352) 33-44-61, iitu2@chuv-csm.ru

Отметка может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

На документе, подготовленном группой исполнителей по поручению директора, в отметке об исполнении указывается фамилия основного исполнителя.

3.2.20. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно
Юрисконсульт	подпись	В.В.Попова
06.01.2018

В «««название организации»копии документов заверяются штампами согласно приказу директора от 10.05.2017 № 46 «О предоставлении права свидетельствования копий документов».

При прошивке многостраничного документа необходимо обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке, а также его свободного копирования. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены те же реквизиты, которые проставляются на копии документа при заверении соответствия подлиннику. Указанный лист также должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов» (количество листов указывается словами).

Листы многостраничных копий нумеруются.

3.2.21. Реквизит «Отметка о поступлении документа».

Служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

В «««название организации»отметка о поступлении документа проставляется с помощью штампа.

Например: ««название организации»

Вход. № 96

11.03.2018

Получил (подпись)

3.2.22. Реквизит «Резолюция».

Указания по исполнению документа – резолюция – оформляется на свободном месте рабочего поля документа или вносится непосредственного в систему электронного документооборота.

Указания по исполнению включают фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, и дату.

Например:

Савельеву С.И. , Михайловой Е.В.

Прошу подготовить проект договора

к 15.01.2018

Подпись Дата

В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

3.2.23. Реквизит «Отметка о контроле».

Отметка о контроле документа на бумажном носителе, поставленного на централизованный контроль, проставляется на верхнем поле первого листа документа посредством штампа «КОНТРОЛЬ».

3.2.24. Реквизит «Отметка о направлении документа в дело».

Отметка об исполнении включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Исполнено исх. от 20.02.2018 № 37/03

В дело № 03-03

Начальник отдела по метрологии подпись О.Р.Иванов

20.02.2018

3.3. Оформление отдельных видов документов в «название организации»

3.3.1. Состав документов «название организации».

В деятельности «««название организации»создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы, акты, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний комиссий «название организации». Взаимные обязательства «««название организации»с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности ««название организации»создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

3.3.2. Приказ.

Приказами оформляются решения по основной деятельности, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам ««название организации».

В «««название организации» проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений директора «««название организации»либо в инициативном порядке.

Приказы по личному составу, о предоставлении ежегодных отпусков и командировках готовятся старшим инспектором по кадрам на основании соответствующих представлений.

Подготовка проектов приказов по основной деятельности возлагается на одно или несколько структурных подразделений.

Директор дает указание о разработке проекта документа и определяет круг должностных лиц - т.е. исполнителей, срок подготовки проекта, а также ответственного исполнителя за подготовку проекта приказа. Когда документом установлены сжатые сроки исполнения задания, начальник структурного подразделения (ответственный исполнитель), которому дано указание подготовить проект приказа, обязан в день получения документа поставить в известность об этом начальников других структурных подразделений – соисполнителей задания.

Обеспечение качественной подготовки проектов документов, их соответствие действующему законодательству, отсутствие повторений или противоречий с ранее изданными по этому вопросу документами, аккуратность оформления и их соответствие установленным стандартам и инструкциям, установление обоснованных сроков исполнения заданий и поручений возлагается на начальников структурных подразделений, которым поручена подготовка проектов (ответственных исполнителей).

Соисполнители, т.е. должностные лица, участвующие в подготовке проекта, также несут ответственность за качество, содержание и своевременность его подготовки.

Юрисконсульт осуществляет редактирование проекта правового акта, включая оценку его структуры на предмет правильности оформления структурных единиц, наличия их смысловой связи и логической последовательности, единства используемых терминов и их соответствия терминологии, принятой в законодательстве Российской Федерации, грамматики и стилистики русского языка, правильности употребления символов, единиц измерения, сокращений, цитат, дат, написания имен.

Проверка отпечатанного материала производится ответственным исполнителем.

Приказы печатаются шрифтом TimesNewRoman размером № 14.

Заголовок в приказе отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Дата в заголовках оформляется словесно-цифровым способом. В случае если число месяца является однозначным числом, ноль перед цифрой ставится.

Например:

2 февраля 2018 г. или 02.02.2018

Шрифт заголовка - полужирный N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Например:

Об утверждении структуры и штатного расписания

«название организации»

Текст приказа отделяется от заголовка 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля с использованием полуторного межстрочного интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

В текстах приказов и приложений к ним дата может оформляться словесно-цифровым способом так и цифровым, при этом во всем тексте должен применяться один из способов оформления.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста кратко излагаются цели и задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения).

Констатирующая часть приказа может начинаться словами: «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п.

В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть приказа излагается от первого лица единственного числа и завершается распорядительным словом: «п р и к а з ы в а ю:», которое печатается вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов). После этих слов ставится двоеточие.

В совместном с другими организациями в приказе распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «п р и к а з ы в а е м», «п р е д л а г а е м», «о б я з ы в а е м».

В приказах констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий, служащих достижению ожидаемого результата управленческих решений, с указанием исполнителя каждого действия и при необходимости срока его исполнения.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

При изложении предписываемого действия используется глагол в повелительном наклонении (проверить, организовать и т.п.).

При невозможности смыслового согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов приказа допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть приказа заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта приказа излагаются от первого лица единственного числа.

Например, вместо конструкции текста:

«... в соответствии с перечисленными поручениями предлагаю:

Утвердить Правила ...»

(по смыслу получается, что правила не утверждаются данным распоряжением, а дается кому-то поручение их утвердить) может использоваться конструкция:

«... в соответствии с перечисленными поручениями:

Утверждаю Правила ...».

Адресаты предписаний - структурные подразделения «««название организации»в распорядительной части текста с распорядительным словом «приказываю:», или «предлагаю:» указываются в дательном падеже (кому?), с распорядительным словом «обязываю» - в родительном падеже (кого?). Когда предписание адресовано конкретному руководителю структурного подразделения, его инициалы и фамилия указываются после наименования структурного подразделения в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном падеже. Не допускается разрыв инициалов и фамилии руководителей - адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

В последнем пункте приказа, как правило, указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

В конкретных случаях контроль за исполнением приказа может возлагаться на директора, подписывающего приказ со следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».

Текущий контроль за исполнением приказа осуществляет руководитель структурного подразделения, разработавшего проект приказа.

В состав реквизита «подпись» входят: сокращенное наименование должности – «Директор», личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левому краю. Расшифровка подписи располагается на одной строке с наименованием должности и с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Директор подпись С.П. Абрамов

Приказы (распоряжения) подписывает директор ««название организации», а в его отсутствие – лицо, его замещающее.

Например:

Главный бухгалтер подпись Е.В. Лезина

В приказе, изданном с целью изменения, признания утратившим силу или отмены действующих приказов, в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого, признаваемого утратившим силу или отменяемого приказа и (или) номера отдельных пунктов (абзацев) распорядительной части текста или приложения к приказу.

Признание утратившим силу приказа или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу обозначается формулировкой «Признать утратившим силу..», а в случае отмены – «Отменить..».

Приказы по основной деятельности нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по личному составу нумеруются отдельно.

Приказы по личному составу имеют индекс «к», о командировании – индекс «ком.», а об отпусках - «отп.».

Подлинники приказов за подписью директора «««название организации»хранятся у старшего инспектора по кадрам. Запрещается выносить из помещения (хранилища) подлинники документов без соответствующего указания.

Приложение к приказу является неотъемлемой частью распорядительного документа.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта приказа.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте документа.

Приложения заканчиваются подписью руководителя структурного подразделения.

Приложения к проекту приказа, оформленные в виде:

положения, инструкции, правила и т.п., а также состава комиссии - визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на обороте последнего листа, приказа или на отдельном листе согласования;

планы, графики дежурств, структуры, схемы и т.п. - подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Приложениями к приказу являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Приложения в приказе допускаются только связанные с предписаниями распорядительной части текста.

Например:

«Внести изменения в приказ «««название организации»от 20 декабря 2009 г. N 87 «Об утверждении структуры и штатного расписания «««название организации»согласно приложению».

Если приказ содержит несколько приложений, то они нумеруются с указанием знака «N» перед порядковыми номерами приложений.

Например:

Утвердить прилагаемые:

состав экспертной комиссии «««название организации»(Приложение N 1);

положение об экспертной комиссии «««название организации»(Приложение N 2).

Если приказ содержит одно приложение, то оно не нумеруется.

Отметка о приложении оформляется на лицевой части первого листа приложения.

Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка, готовятся и подписываются в двух и более экземплярах, имеют наименования и номера всех организаций, руководители которых подписывают данный документ.

При оформлении совместного приказа:

наименования организаций – располагаются на одном уровне;

наименование вида документа – приказ, располагается по центру;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи.

Наименования и подписи руководителей располагаются на одном уровне. Исполнители совместных документов визируют, а руководители подписывают все экземпляры проекта. На первом листе совместных приказов в верхнем правом углу указывается, какой организации предназначается данный экземпляр.

Первыми слева располагаются наименование, номер и подпись организации – инициатора издания совместного приказа. Последовательность подписания и регистрации приказа должна соответствовать последовательности расположения наименований организаций, издающих совместный приказ.

3.3.3. Правила, положение, инструкция.

Положение - документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.

Инструкция - совокупность правил осуществления определенных видов деятельности, проведения работ, служебного поведения, изложенных в специальных нормативных документах, также именуемых инструкциями. Инструкции конкретизируют, разъясняют, дополняют изданные законодательные и нормативные правовые акты, инструктируют исполнителей о том, как они должны действовать в тех или иных ситуациях.

Правила - документ, в котором устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Положения, инструкции и правила утверждаются приказом ««название организации».

Проекты правил, положения, инструкции готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений директора ««название организации», либо в инициативном порядке.

Проекты правил, положения, инструкции и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект, начальником отдела, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Общий срок согласования проектов с должностными лицами «««название организации»не должен составлять более трех рабочих дней.

При необходимости проект согласовывается с иными заинтересованными организациями. Возражения по проекту правил, положения, инструкции, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект правил, положения, инструкции вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Тексты проектов положения, инструкции, правил печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297) и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос: «О чем?».

Констатирующая часть документа - раздел «Общие положения» - содержит основания разработки, основное назначение документа и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.

Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование ««название организации», вид документа, дата документа, номер документа, место составления, наименование документа, текст документа.

Копии утвержденных правил, положения, инструкции доводятся должностным лицом, ответственным за их разработку, до исполнителей.

Внесение изменений в ранее утвержденные правила, положение, инструкцию осуществляется изданием соответствующего приказа.

3.3.4. Протокол заседания (совещания).

Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Документы к обсуждению на заседании (совещании) представляются в структурное подразделение ««название организации», ответственное за проведение заседания (совещания), не позднее чем за 7 дней до даты проведения заседания (совещания).

В «««название организации»протоколыиздаются в полной и краткой форме.

Текст полного протокола (Приложение № 5) состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных организаций, указывается место работы и должность каждого лица, многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:)

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За …, против …, воздержалось …».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола (Приложение № 6) также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя) и секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Начальники отделов ««название организации» Е.В. Лезина

В.А. Усович Н.В.Смяткина

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, совещаний.

Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью «название организации».

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Протоколы совещания (заседаний комиссии, рабочей группы) печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование организации – указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования организации;

вид документа – протокол – слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания – указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте;

дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой, может включать буквенные индексы.

Подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

3.3.5. Служебная переписка.

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан (деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый организацией, должностным лицом адресату (организации или лицу) по почтовой связи.

Во вступительной части письма объясняются причины его написания.

Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.

Заключительная часть письма представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Заключительная часть письма начинается словами «просим» (письмо - просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем», «информируем» (информационное письмо).

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией директора ««название организации», сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений ««название организации».

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства ««название организации».

К служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» - в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Служебные письма излагаются:

от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…»),

от 3-го лица единственного числа («««название организации»не считает возможным…», «««название организации»предлагает рассмотреть возможность…»),

от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»).

Второй экземпляр служебного письма, остающийся в деле, визируется непосредственным исполнителем, соисполнителями, а также руководителем структурного подразделения «««название организации»- ответственным исполнителем.

Служебные письма подписываются директором «««название организации»(лицом, исполняющим его обязанности).

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью ««название организации».

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Факсимильные сообщения в «««название организации»используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация может быть использована в качестве официального документа.

Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования», а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе работников ««название организации».

Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Телефонограммы в «««название организации» используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) между организациями.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

В «««название организации»электронными сообщениями по каналам информационных систем общего пользования могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», а также содержащих персональные данные, в том числе работников ««название организации».

Электронные сообщения поступают на адрес электронной почты ««название организации».

Электронное сообщение помимо собственно текста сообщения может иметь вложения - файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.).

3.3.6. Записка (служебная, докладная, объяснительная).

В «««название организации»для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, сотрудниками используются следующие виды записок: докладная; служебная; объяснительная.

Служебная записка -документ, используемый для информационного обмена между структурными подразделениями ««название организации».

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования и заключения - предложения, просьбы, заявки.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения «««название организации»(Приложение № 13).

Докладная записка -документ, адресованный руководителю ««название организации», содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей -выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется директору ««название организации».

Объяснительная записка -документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей - первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. При организации документооборота «««название организации»руководствуется следующими принципами:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов.

4.1.2. В документообороте «««название организации»выделяются документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

4.1.3. В «««название организации»доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

4.2. Прием, первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Прием и обработка поступающей в «««название организации»корреспонденции осуществляется старшим инспектором по контролю за исполнением поручений.

4.2.2. Конверты с документами вскрываются. Конверт, в котором поступил документ, сохраняется в случаях, если только по конверту могут быть установлены адрес отправителя и дата отправки.

Также не уничтожаются конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и с обращениями граждан.

4.2.3. Старший инспектор по контролю за исполнением поручений проверяет правильность адресования поступающих документов, правильность доставки, комплектности документов, приложений и целостность конвертов. В случае обнаружения отсутствия документов или приложений к ним, повреждения документа или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у старшего инспектора по контролю за исполнением поручений, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Конверты с надписью «Лично» передаются адресатам в нераспечатанном виде.

При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров составляется акт в двух экземплярах:

при отсутствии документа (отдельных листов документа) первый экземпляр акта с конвертом (с конвертом и неполным документом) приобщается к принятым документам, второй - с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа) направляется отправителю документа;

В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего.

Акт подписывают работник, вскрывший конверт, и работники, присутствующие при вскрытии конверта.

В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».

4.2.4. Документы, поступившие в «««название организации»в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день (за исключением письменных обращений граждан, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления).

4.2.5. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Старший инспектор по контролю за исполнением поручений проводит предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения директором ««название организации».

Документы, поступившие в «««название организации»по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения.

4.3.2. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) директору.

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Все поступающие в «««название организации»документы регистрируются старшим инспектором по контролю за исполнением поручений только после их предварительного рассмотрения.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

4.4.2. Для поступающих документов устанавливаются следующие сроки регистрации:

в день поступления;

на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время);

незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.);

в течение трех дней с момента поступления в «««название организации»(письменные обращения граждан).

4.4.3. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов в соответствии с Инструкцией о порядке работы с обращениями граждан РФ, утвержденной приказом директора ««название организации»от 08.08.2011 № 50.

4.4.4. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу лицевой стороны листа документа предоставляется отметка о поступлении в виде штампа с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа (в валовом порядке за год), служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

4.4.5. Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

Не сканируется и не присоединяется к регистрационным карточкам системы электронного документооборота электронные образы следующих документов:

с пометкой «Для служебного пользования»;

содержащие персональные данные;

нотариально заверенные документы;

а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации.

Электронные регистрационные карточки поступивших и отправляемых документов и электронные копии зарегистрированных документов хранятся в системе СЭД не менее 5 лет.

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством «««название организации»и доведения документов до исполнителей

4.5.1. Документы передаются на рассмотрение директору только после регистрации.

4.5.2. После рассмотрения руководством документы возвращаются старшему инспектору по контролю за исполнением поручений для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную карточку (далее – РКК).

4.5.3. В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения – ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (по электронной почте или на бумажном носителе). Рассылку копий документов исполнителям осуществляет старший инспектор по контролю за исполнением поручений.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Документы, представляемые на подпись директору ««название организации», печатаются по количеству адресов с одной копией.

Представляемые на подпись директору «««название организации»документы визируются на копии исполнителем и начальниками соответствующих структурных подразделений. Визовая копия после регистрации документа возвращается в структурное подразделение. Первый экземпляр документа передается старшему инспектору по контролю за исполнением поручений на отправку.

4.6.2. Служебные записки по вопросам, требующим решения директора ««название организации», представляются в приемную директора с последующей регистрацией старшим инспектором по контролю за исполнением поручений.

4.6.3. Структурные подразделения не имеют права отправлять за своими номерами и заверять документы, подписанные директором ««название организации».

4.6.4. Переписка между структурными подразделениями «««название организации»должна быть сведена до минимума.

4.6.5. Документы, назначение и содержание которых не требует пояснения (приказы, счета-фактуры, протоколы, графики, договоры и др.), посылаются без сопроводительных писем.

4.6.6. До передачи на отправку документов, подписанных директором ««название организации», ответственный исполнитель обязан:

тщательно проверить правильное оформление и адресацию документов с указанием почтового индекса, наличие подписей, виз и приложений;

на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан;

в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать номер и дату документа, на который дается ответ.

4.6.7. Старший инспектор по контролю за исполнением поручений перед отправкой документов проверяет наличие соответствующих подписей, адреса и указанных в письмах приложений. Проставляет на документах исходящий номер.

Документы, оформленные с нарушением правил, к отправке не принимаются.

4.6.8. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются старшему инспектору по контролю за исполнением поручений с указанием номера телефона-факса адресата.

4.6.9. Документы с пометкой «Для служебного пользования», направляются заказными письмами.

4.6.10. Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

4.6.11. Письма, подписанные директором «««название организации»передаются для регистрации старшему инспектору по контролю за исполнением поручений.

Регистрация исходящего письма осуществляется в СЭД.

4.7. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.7.1. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности разрабатываются структурными подразделениями «««название организации»– ответственными исполнителями в сроки, установленные руководством ««название организации», если иные сроки не установлены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики.

4.7.2. Приказы (распоряжения) ««название организации»регистрируются старшим инспектором по кадрам в день их подписания директором ««название организации». Подлинники приказов (распоряжений) «««название организации»хранятся в у старшего инспектора по кадрам. В случае необходимости копии приказов (распоряжений) «««название организации»направляются в структурные подразделения.

4.7.3. Протоколы заседаний и совещаний оформляются с учетом установленных требований в срок, не превышающий 3-х рабочих дней со дня проведения заседаний и совещаний. Регистрация протоколов заседаний и совещаний осуществляется старшим инспектором по кадрам.

4.8. Учет и анализ объемов документооборота

4.8.1. В «««название организации»проводитсяработа по учету и анализу документооборота. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в ««название организации», созданных им и отправленных за определенный период времени (год).

4.8.3. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в ««название организации», создаваемых и отправляемых «««название организации»ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.8.4. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются старшим инспектором по контролю за исполнением поручений и представляются директору «««название организации»в виде справки в конце каждого года.

4.8.5. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Поступающие и создаваемые документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4.9. Централизованное тиражирование документов

4.9.1. Выполнение копировально-множительных работ, относящихся к деятельности ««название организации», производится оператором множительной техники с разрешения директора ««название организации».

На документы или материалы, сдаваемые на размножение, оформляется бланк-заказ.

4.9.2. Текст документа, передаваемый на тиражирование должен быть четким, на белой бумаге, без рукописных поправок.

Документы, подлежащие тиражированию, должны иметь сквозную нумерацию страниц.

4.9.3. Приказы за подписью директора «««название организации»тиражируются только через старшего инспектора по кадрам.

4.9.4. После тиражирования или снятия с них копий подлинные документы подлежат возврату исполнителю.

4.9.5. Заявки структурных подразделений «««название организации»на изготовление бланков, книг и журналов учета, направляются в отдел материально-технического снабжения для исполнения и размещения заказов после утверждения их директором ««название организации».

РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ

5.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях ««название организации»осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) директора «название организации», руководителей структурных подразделений.

5.2. Структурное подразделение – исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения директором или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

5.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией директора, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

5.4. Специалисты структурных подразделений ««название организации» в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования;

согласование и визирование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях – подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) директору.

5.5. В случае, если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения. При этом ответственный исполнитель устанавливает срок представления необходимых документов соисполнителями. Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы передаются другому исполнителю, а в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы передаются по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

5.6. Исполнитель вправе предложить изменить срок исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

5.7. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, информирование руководства о состоянии исполнения документов.

6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль сроков исполнения документов обеспечивает старший инспектор по контролю за исполнением поручений.

При постановке на контроль документа необходимая информация по нему вводится в базу данных системы «DIRECTUM», дополнительно заполняется контрольная карточка и делается отметка при выполнении поручений, указанных в контрольных документах.

6.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений «название организации».

6.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

6.5. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «Срочно» - в 3-дневный срок с даты подписания поручения; имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 1 месяца с даты подписания поручения;

по запросам депутатов - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по обращениям граждан, поступившим в ««название организации»- до 30 дней со дня их регистрации, в исключительных случаях вправе продлить не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя.

Обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению «название организации», направляются по принадлежности не позднее 7 дней в соответствующие организации для решения, о чем сообщается заявителю.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

6.6. Дата исполнения указывается в резолюции директора и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

6.7. При отсутствии срока в документе, если исполнение его необходимо проконтролировать, срок исполнения документа устанавливает директор «название организации».

6.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя директора мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует старшего инспектора по контролю за исполнением поручений.

6.9. Снятие документа с контроля осуществляют директор или по его поручению старший инспектор по контролю за исполнением поручений путем проставления отметки об исполнении документа и направлении его в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

7.1. Составление и утверждение номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в «название организации», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

7.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом «название организации»; положениями о структурных подразделениях; штатным расписанием; номенклатурами дел за предшествующие годы; Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010), а также указаниями Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), Федерального архивного агентства, БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии в области работы с документами и настоящей Инструкцией.

7.1.4. Сводная номенклатура дел ««название организации» (Приложение № 8) составляется старшим инспектором по контролю за исполнением поручений, после согласования заголовков дел с начальниками структурных подразделений.

7.1.5. В случае создания нового структурного подразделения номенклатура дел структурного подразделения составляется в месячный срок сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается со старшим инспектором по контролю за исполнением поручений, подписывается руководителем структурного подразделения.

7.1.6. Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел ««название организации» согласовывается с экспертно-методической комиссией (далее - ЭМК) МАУК «Централизованная система библиотечного и архивного дела» Козловский районный архив, в который документы Архивного фонда Чувашской Республики передаются на постоянное хранение.

7.1.7. Сводная номенклатура дел «название организации», подписанная старшим инспектором по контролю за исполнением поручений, утверждается директором ««название организации» после ее согласования с ЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров:

1-й утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и хранится у руководителя;

2-й используется в качестве рабочего экземпляра, руководители структурных подразделений получают выписку из номенклатуры дел в электронном виде и на бумажном носителе под роспись;

3-й хранится в архиве «название организации»;

4-й направляется в МАУК «Централизованная система библиотечного и архивного дела» Козловский районный архив, с которым согласовывалась номенклатура дел.

7.1.9. Названиями разделов сводной номенклатуры дел ««название организации» являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой «название организации».

7.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в ««название организации» цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

03-12,

03 – код структурного подразделения (отдел по метрологии),

12 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

Например:

02-01, 03-01 – приказы и распоряжения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии. Копии.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Например:

Приказы ««название организации»по основной деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название ««название организации»или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.).

Например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (письма, справки, списки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Военкоматом Чувашской Республики по учету военнослужащих

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет ««название организации»об исполнении сметы расходов за 2014 г.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, в нее после подсчета вносится фактически сформированное количество дел (томов, частей) (Приложение № 8, Приложение № 9).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или по перечню, согласованному с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее - ЭПК Минкультуры Чувашии).

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению.

В ««название организации»для определения сроков хранения документов применяется «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.

7.1.11. Если в течение года в ««название организации»возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.2.3. В ««название организации»устанавливается децентрализованное формирование дел, т.е. в структурных подразделениях. Место текущего хранения дел - структурные подразделения.

7.2.4. Лицами, осуществляющими формирование дел в структурных подразделениях, являются работники, отвечающие за делопроизводство в данном структурном подразделении, руководитель структурного подразделения определяет место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

7.2.5. При формировании дел в структурных подразделениях ««название организации»соблюдаются следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело правильно и полностью оформленный документ (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащее возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Том 1», «Том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и от приказов о предоставлении отпусков и командировкам.

Приказы группируются в дела с относящимися к ним приложениями.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы «название организации», его подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.6. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки.

7.2.7. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

7.2.8. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора ««название организации»по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора «название организации» с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

7.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ««название организации» создана постоянно действующая экспертная комиссия (далее -ЭК).

7.3.3 Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются Положением, которое утверждается директором «название организации». Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с МАУК «Централизованная система библиотечного и архивного дела» Козловский районный архив, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

7.3.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив «название организации», отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.3.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) и номенклатуры дел ««название организации»путем полистного просмотра.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дуплетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов с временными сроками хранения.

7.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение № 11, Приложение № 12).

7.3.7. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела ««название организации»подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

7.3.8. Оформление дел проводится старшим инспектором по контролю за исполнением поручений и сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях «название организации».

7.3.9. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

7.3.10. Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 10);

- нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.3.11. При оформлении дел и подготовке дел к передаче на архивное хранение используются следующие правила:

обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме;

надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений;

если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать;

титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот;

на обложке дела указываются реквизиты: наименование ««название организации»(фондообразователя) и структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела (после включения дела в сводную опись).

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование ««название организации»- указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, ««название организации» был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «Последний»; При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Том 1», «Том 2» и т.д.

заголовок (наименование) дела -переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭМК государственного архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела -указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом старшего инспектора по кадрам.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от местонахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листовпроставляется на обложке дела с листа - заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Минкультуры Чувашии (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно количество листов внутренней описи (при ее наличии), отмечаются особенности отдельных документов (наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями, рисунками, документами, вырезанными из газет, номера крупноформатных листов и т.п.)

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

7.3.12. Документы в делах постоянного хранения подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

7.3.13. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

7.3.14. Документы ««название организации»являются государственной собственностью Чувашской Республики, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив как часть Архивного фонда Чувашской Республики.

7.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

7.4.1. По результатам отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется акт о выделении документов к уничтожению.

7.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2006 г. дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2010 г.);

7.4.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты могут рассматриваться на заседании ЭК ««название организации»одновременно).

7.4.5. Согласованные ЭК ««название организации»акты утверждаются директором ««название организации»только после утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу на заседании ЭПК Минкультуры Чувашии.

7.5. Передача дел на архивное хранение

7.5.1. В архив ««название организации»передаются дела постоянного хранения и дела по личному составу.

7.5.2. Передача документов в архив ««название организации»производится по утвержденным описям дел.

7.5.3. Дела постоянного хранения передаются в архив ««название организации»после истечения годового срока их хранения.

7.5.4. Прием дел производится старшим инспектором по контролю за исполнением поручений в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива ««название организации»и лица, передавшего дела).

7.5.5. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения ««название организации»руководитель данного структурного подразделения либо сотрудник по поручению руководителя структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив ««название организации»независимо от сроков хранения.

VIII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

8.1. В ««название организации»электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

8.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД в соответствии с приказом ««название организации»от 19 ноября 2012 № 87 «О начале опытной эксплуатации системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM”.

8.3. Документы, создаваемые и поступающие в ««название организации»на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов с использованием системы DIRECTUM.

8.4. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД «название организации». Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

8.5. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

8.6. Документ, поступивший по электронной почте, регистрируется в системе СЭД, распечатывается и передается на рассмотрение директору «название организации».

Оригинал документа с поручением директора ««название организации»направляется первому исполнителю, всем остальным рассылается электронная версия документа в соответствии с указанием директора по исполнению документа.

8.7. Исходящие документы сканируются и отправляются в электронном виде по электронной почте.

IX . ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ

ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов определяется в соответствии с Положением о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в «название организации», утвержденным приказом директора от 08.08.2011 № 49.

9.1. Учет печатей и штампов

9.1.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

В ««название организации»в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями 9.07.2002, 30.06.2003, 10.11.2009, 28.12.2010, 23.07.2013, 12.03.2014) применяется печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, в ««название организации»могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для финансовых документов» и др.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

9.1.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

9.1.3. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство «название организации».

9.1.4. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в отдел материально-технического снабжения «название организации», который размещает заказ на предприятии–изготовителе печатей.

9.1.5. В случае служебной необходимости по решению директора «название организации», допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

9.1.6. Печатью заверяются подписи директора «название организации», главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

9.1.7. Учет имеющихся в ««название организации»печатей и штампов ведет старший инспектор по контролю за исполнением поручений в журнале учета печатей и штампов с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).

9.1.8.Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

9.1.9. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений, занимаемых «название организации», не допускаются.

9.1.10. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на директора «название организации». Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений «название организации».

9.1.11. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Приложение № 1

к п. 3.1.1., к п. 3.1.5.


ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ (РОССТАНДАРТ) Федеральное бюджетное учреждение «Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в Чувашской Республике» («название организации») ул. Энтузиастов, д. 42, Чебоксары, 428038 Тел.: (8352) 33-43-90; факс: (8352) 66-62-16 бухгалтерия: (8352) 33-43-93; бюро приемки: (8352) 33-44-18; http://csm21.cap.ru , E-mail: chuv_csm@chtts.ru ОКПО 02568029 ОГРН 1022101273523 ИНН/КПП 2129017420/213001001
№ На №

Образец бланка письма «название организации»

Приложение № 2

п. 3.1.4., к п. 3.1.5.

Федеральное агентство

по техническому регулированию и метрологии

(Росстандарт)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР

СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И ИСПЫТАНИЙ

В ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ»

(«название организации»)

П р и к а з

_________________ №____

г. Чебоксары

п р и к а з ы в а ю:

Образец бланка приказа «название организации»

Приложение № 3

к п. 3.1.4.

Федеральное агентство

по техническому регулированию и метрологии

(Росстандарт)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР

СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И ИСПЫТАНИЙ

В ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ»

(«название организации»)

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

_________________ №____

г. Чебоксары

Образец бланка распоряжения «название организации»

Приложение № 4

к п. 3.1.4.

Федеральное агентство

по техническому регулированию и метрологии

(Росстандарт)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР

СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И ИСПЫТАНИЙ

В ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ»

(«название организации»)

П р О Т О К О Л

_________________ №____

г. Чебоксары

Образец бланка протокола «название организации»

Приложение № 5

к п. 3.3.4.

Федеральное агентство

по техническому регулированию и метрологии

(Росстандарт)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР

СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И ИСПЫТАНИЙ

В ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ»

(«название организации»)

П р О Т О К О Л

собрания трудового коллектива

_______________________________________________________________________

г. Чебоксары

13 февраля 2018 г. № 2

Председательствующий – С.П. Абрамов

Секретарь – В.В. Попова

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О мерах по реализации ...
О ..............................

СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1.

1.2. ...

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председательствующий Подпись С.П. Абрамов

Секретарь Подпись В.В. Попова

Образец оформления полного протокола «название организации»

Приложение № 6

к п. 3.3.4.

Федеральное агентство

по техническому регулированию и метрологии

(Росстандарт)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР

СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И ИСПЫТАНИЙ

В ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ»

(«название организации»)

П р О Т О К О Л

13 февраля 2018 г. № 2

г. Чебоксары

Директор «название организации» С.П. Абрамов

Секретарь В.В. Попова

Присутствовали:

Начальники отделов «название организации» О.Р. Иванов

Е.В. Лезина

Н.В. Смяткина

_____________________________________________________________________________

О выполнении годового плана «название организации»

_____________________________________________________________________________

(Е.В.Лезина, О.Р. Иванов)

Принять к сведению……

2…..

О введении мер по.... _____________________________________________________________________________

(Н.В. Смяткина)

Принять к сведению…..
Поручить……

Директор подпись С.П. Абрамов

Секретарь подпись В.В. Попова

Образец оформления краткого протокола «название организации»

Приложение № 7

к п. 3.2.11.


ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ (РОССТАНДАРТ) Федеральное бюджетное учреждение «Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в Чувашской Республике» («название организации») ул. Энтузиастов, д. 42, Чебоксары, 428038 Тел.: (8352) 33-43-90; факс: (8352) 66-62-16 бухгалтерия: (8352) 33-43-93; бюро приемки: (8352) 33-44-18; http://csm21.cap.ru , E-mail: chuv_csm@chtts.ru ОКПО 02568029 ОГРН 1022101273523 ИНН/КПП 2129017420/213001001				Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Начальнику Управления метрологии Лазаренко Е.Р.
№ На № 113 от 26.01.2018

Об участии в совещании

Уважаемый Евгений Русланович!

__________________________________________________________________________________________________________________

Приложение: на 1л. в 1 экз.;

CD в 1 экз.

Директор С.П. Абрамов

Иванов Олег Радомирович,

(8352) 33-25-30, metr2@chuv-csm.ru

Образец оформления письма «название организации»

Приложение № 8

к п. 7.1.4.

Федеральное агентство по техническому

регулированию и метрологии

(Росстандарт)

Федеральное бюджетное учреждение

«Государственный региональный центр

стандартизации, метрологии и испытаний

в Чувашской Республике»

УТВЕРЖДАЮ

Директор

«название организации»

_______________ С.П. Абрамов

____________________ 2018 г.

Номенклатура дел

________№______

г. Чебоксары

На 2018 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части и № статей по перечню)	Примечание
1	2	3	4	5
01. Руководство
01 – 01	Указы Главы Чувашской Республики, Постановления и Распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики, присланные для сведения и работы		ДМН ст. 1б	Относящиеся к деятельности центра-пост.
01 – 02	Приказы и распоряжения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, присланные для сведения и работы		ДМН ст. 1б	Относящиеся к деятельности центра-пост.

Старший инспектор по контролю

за исполнением поручений Е.В.Соколова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

«название организации»

от ______ № _________

Образец составления сводной номенклатуры дел

Приложение № 9

к п. 7.1.10.

Итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел

в 2018 году

в ««название организации»

По сроках хранения	Всего	В том числе:
По сроках хранения	Всего	переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет вкл.)
ИТОГО:

Старший инспектор по контролю

за исполнением поручений подпись Е.В.Соколова

Итоговые сведения переданы в сектор комплектования

БУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики»

Минкультуры Чувашии

Старший инспектор по контролю

за исполнением поручений подпись Е.В.Соколова

_______________2018 г.

Образец составления итоговой записи о категориях и количестве дел

Приложение № 10

к п. 7.3.10.

Федеральное агентство

по техническому регулированию и метрологии

(Росстандарт)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР

СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И ИСПЫТАНИЙ

В ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ»

(«название организации»)

Бухгалтерия

Дело №_______

Годовой бухгалтерский отчет и приложения к нему

за 2018 год

Начато: 12 января 2018 года

Окончено: 26 декабря 2018 года

На 111 листах

Хранить постоянно

Образец оформления обложки дела постоянного и

временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 11

к п. 7.3.6.

Федеральное агентство по техническому

регулированию и метрологии

(Росстандарт)

Федеральное бюджетное учреждение

«Государственный региональный центр

стандартизации, метрологии и испытаний

в Чувашской Республике»

УТВЕРЖДАЮ

Директор

«название организации»

_______________ С.П. Абрамов

____________________2018 г.

Фонд № _____

Опись № _____

дел постоянного хранения (по личному составу)

за 2010 – 2012 г.г.

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6
2010 год
1105	01-09	Приказы № 1к-157к по личному составу за 2010 г.	11 января-28 декабря 2010	241

В данный раздел описи внесено __________ дел с № 1105 по №

(цифрами и прописью)

Старший инспектор по контролю

за исполнением поручений подпись Е.В. Соколова 16.02.2018

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ЭК

«название организации»

от _______________ № ______

Образец составления описи дел постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 12

к п. 7.3.6.

Федеральное агентство по техническому

регулированию и метрологии

(Росстандарт)

Федеральное бюджетное учреждение

«Государственный региональный центр

стандартизации, метрологии и испытаний

в Чувашской Республике»

УТВЕРЖДАЮ

Директор

«название организации»

_______________ С.П. Абрамов

____________________2018 г.

АКТ

16.02.2018 № 1

г. Чебоксары

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда ФБУ «Чувашский ЦСМ» за 2011 год.

№ пп	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера ст. по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
Руководство
1	Инструктивные и методические указания Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, присланные для сведения и работы	2011		01-03	1	ДМН ст.10б
2	Инструктивные и методические указания Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии по экономическим вопросам	2011		01-04	1	3 г ст. 10б

Итого: _________________________________________ дел за _______годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за 2006 год утверждена и по личному составу согласована с ЭПК Минкультуры Чувашии (протокол от 16.02.2018 № 33).

Старший инспектор по контролю

за исполнением поручений подпись Е.В. Соколова 16.02.2018

Продолжение приложения № 12

к п. 7.3.6.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ЭК

«название организации»

от _______________ № ______

Документы в количестве 90 (девяносто) дел, весом 275 кг сданы в утилизирующую компанию на переработку по приемо-сдаточной накладной от 16.02.2018 № 32.

Старший инспектор по контролю

за исполнением поручений подпись Е.В. Соколова

Образец составления акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Приложение № 13

к п. 3.3.6.

Отдел по метрологии Директору

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА «название организации»

26.02.2018 Абрамову С.П.

г. Чебоксары

О предоставлении автомобиля

В связи с необходимостью доставки приборов, прошу предоставить автомобиль.

Главный метролог –

начальник отдела подпись О.Р. Иванов

Образец оформления служебной записки

Приложение № 14

к п.п. 3.1.12.

Федеральное агентство

по техническому регулированию и метрологии

(Росстандарт)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР

СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И ИСПЫТАНИЙ

В ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ»

(«название организации»)

УТВЕРЖДЕНА

приказом директора

«название организации»

от ____________№_____

Форма итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел

СОДЕРЖАНИЕ

I. Общие положения 2
II. Основные понятия 4

III. Создание документов в ««название организации» 6

3.1.Общие требования к созданию документов 6

3.2. Оформление реквизитов документов 7 3.3. Оформление отдельных видов документов в

«название организации» 20

3.3.1. Состав документов «название организации» 20

3.3.2. Приказ 20

3.3.3. Правила, положение, инструкция 25

3.3.4. Протокол заседания (совещания) 26

3.3.5. Служебная переписка 28

3.3.6. Записка (служебная, докладная, объяснительная) 30

IV. Организация документооборота 31 1. Принципы организации документооборота 31

4.2. Прием, первичная обработка поступивших документов 31

4.3. Предварительное рассмотрение документов 32

4.4. Регистрация поступающих документов 32

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством

««название организации»и доведение документов до исполнителей 33

4.6. Организация работы с отправляемыми документами 33 4.7. Регистрация и прохождение внутренних документов 34 4.8. Учет и анализ объектов документооборота 35

4.9. Централизованное тиражирование документов 35 V. Работа исполнителя с документами 36

VI. Контроль исполнения документов 37

VII. Организация работы с документами в

делопроизводстве. Подготовка и передача документов в архив 39

7.1. Составление и утверждение номенклатуры дел 39

7.2. Формирование дел и их текущее хранение 42

7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 44

7.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения 49

7.5. Передача дел на архивное хранение 50

VIII. Особенности работы с электронными документами 51

IX. Изготовление, использование и хранение печатей и штампов 52

9.1. Учет печатей и штампов 52

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение № 1 54

Приложение № 2 55

Приложение № 3 56

Приложение № 4 57

Приложение № 5 58

Приложение № 6 59

Приложение № 7 60

Приложение № 8 61

Приложение № 9 62

Приложение № 10 63

Приложение № 11 64

Приложение № 12 65

Приложение № 13 67

Приложение № 14 68

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству

Федеральное бюджетное учреждение

Федеральное бюджетное учреждение

Директор

«название организации»

Итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел

Итоговые сведения переданы в сектор комплектования

Директор

«название организации»

В данный раздел описи внесено __________________ дел с № 1105 по № ________

Директор

«название организации»

Дополнительно

В данный раздел описи внесено __________ дел с № 1105 по №